Что такое первичная документация в бухгалтерии, особенности

Первичная документация

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Этап 2. Происходит оплата по сделке

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
  • Этап 3. Получение товара или услуги

    Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

    • товарная накладная — для товаров;
    • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
    • акт выполненных работ/оказанных услуг.

    Обязательные первичные документы

    Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

    • договор;
    • счёт;
    • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
    • накладная;
    • акт выполненных работ (оказанных услуг).

    Договор

    С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

    В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

    Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

    Счет на оплату

    Счет на оплату – это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

    Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

    В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

    Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

    Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

    К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

    Товарная накладная или товарный чек

    Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

    Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

    Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

    Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

    Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

    Акт оказанных услуг (выполненных работ)

    Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

    Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

    Счет-фактура

    Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

    Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

    • информацию о суммах денежных средств;
    • фактурную часть.

    Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

    В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

    Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

    Руководство по оформлению и ведению первичной документации в бухгалтерии

    Бухгалтерский учет — научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

    Что нужно знать о бухгалтерском учете?

    С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

    Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

    Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

    Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

    В каком порядке осуществляется расчёт неустойки по ставке рефинансирования, вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

    Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

    Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

    Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

    Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

    Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

    Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: что это такое и как его рассчитать самостоятельно – узнайте по ссылке.

    Требования к заполнению первичной документации в бухгалтерии

    При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

    • название документа
    • дата заполнения документа
    • наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
    • № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
    • наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
    • указание ф.и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
    • личная подпись каждого ответственного лица
    • оттиск печати или штампа

    Отсутствие записи одного из вышеперечисленных реквизитов на документе не дает право считать документ действительным.

    Виды первичных документов

    • Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
    • Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
    • Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
    • Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
    • Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.

    • Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
    • Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
    • Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
    • Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

    Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

    Образец первичного документа – кассового ордера.

    • Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
    • Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
    • Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
    • Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

    Типовые бухгалтерские первичные документы не могут изменяться по желанию руководителей предприятий.

    Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

    Читайте также:  Как вывести деньги с Теле2 на карту Сбербанка?

    Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

    Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

    Исправления в первичных документах

    1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

    2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

    3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.

    4. Нельзя! Полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.

    Что такое бизнес-план, для чего он нужен и как его составить самостоятельно, вы можете узнать здесь.

    Образец первичного документа – товарно-транспортной накладной.

    Срок хранения первичных документов

    • Все документы хранятся не менее 5 лет.
    • Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
    • Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.

    Какая предусмотрена ответственности учредителей по долгам созданного ими юридического лица – узнайте тут.

    Что такое первичные бухгалтерские документы? Ответ содержится в следующем видео:

    Первичные документы бухгалтерского учета – перечень

    Роль первичного документа в бухгалтерском учете

    Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

    Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

    Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

    ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

    О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

    Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

    Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2019–2020 годах может быть таким:

    1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

    О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 – бланк и образец».

    1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

    Образец такого акта смотрите здесь.

    1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).
    1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
    • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.
    • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.
    • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.
    • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.
    • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.
    1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018–2019 годов:
    • Приходный кассовый ордер.
    • Расходный кассовый ордер.

    О правилах оформления этого документа читайте здесь.

    О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

    1. Акт зачета взаимных требований.

    Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

    Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

    ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2019-2020 – список был предложен выше:

    • Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
    • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
    • Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

    Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2019–2020 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

    Какие сведения должны содержать формы первичных документов

    Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

    • название документа;
    • дата, когда такой документ был составлен;
    • информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
    • суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
    • денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
    • сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

    О том, как делегируется право подписи, читайте в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».

    Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

    Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

    Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

    Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

    • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
    • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
    • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

    После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

    По внешнему виду выделяют следующие регистры:

    Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

    • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
    • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
    • Комбинированные регистры.

    По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

    • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
    • аналитические регистры (платежная ведомость);
    • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

    Итоги

    Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

    Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

    После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

    Что такое первичная документация в бухгалтерии? Определение, виды, особенности и требования к заполнению

    Бухгалтерия любого предприятия имеет дело с первичной отчетностью. Перечень первичной документации в бухгалтерии включает в себя несколько обязательных бумаг. Каждая из них имеет отношение к стадиям бизнес-процесса. В случае, если сотрудники организации не занимаются ведением первичной документации в “1С: Бухгалтерии”, компанию ждут ощутимые санкции.

    Читайте также:  Как обналичить кредитную карту без процентов

    Что это такое?

    Учет первичной документации в бухгалтерии является первоочередной задачей. Вся деятельность, осуществляемая в данном направлении, регламентируется ФЗ “О бухгалтерском учете”. Так, в первом пункте девятой главы сказано, что к первичной документации можно относить любую верно оформленную и заверенную руководством бумагу, отражающую различные эпизоды хозяйственной деятельности компании. К слову, этими эпизодами называются:

    • получение денег за товары или услуги, предоставленные предприятием;
    • перечисление средств за полученные ТМЦ.

    Вам будет интересно: Что такое нормирование: понятие, определение, виды, методы и формулы для расчетов

    Таким образом, помимо обязательного списка первичной документации в бухгалтерии, имеется и дополнительный. Его, как правило, составляют по желанию руководства фирмы. И вносят в него бланки, имеющие сведения о взаимозачетах, не имеющих финансового основания.

    Особенности работы с первичной документацией в бухгалтерии

    Вам будет интересно: Понятие и виды страхового обеспечения. Социальное страхование

    Первое, на что следует обратить внимание, это то, что все бланки “первички” должны быть связаны с переходом денежных средств. Поэтому не стоит включать в этот список доверенность на получение документов.

    Хранение данного вида бумаг осуществляется в течение минимум пяти лет с даты подписания. При налоговых проверках инспектор требует первичную документацию за период от одного до трех лет. Таким образом, бумаги с более долгим сроком можно отправлять на хранение в архив. Через пять лет их можно полностью утилизировать. Осуществляется уничтожение “первички” согласно внутреннему уставу компании и законодательству страны. Эта процедура является достаточно сложной и трудоемкой. Поэтому многие предприятия хранят “первичку” до тех пор, пока в бухгалтерии есть место. Срок хранения бумаг в архиве в России никак не ограничивается.

    Список

    Чтобы понять, что такое первичная документация в бухгалтерии, необходимо знать, какие виды документов в нее входят. Следует напомнить, что речь идет о бумагах, имеющих отношение к перемещению денежных средств. Вот список того, что входит в первичную документацию в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Кассовые и товарные чеки.
  • Бланки строгой отчетности.
  • Акты.
  • Накладные.

    Вам будет интересно: ВСК: правила страхования жизни, КАСКО, комбинированное и другие виды страхования

    Более подробная информация о каждом из этих первичных документов представлена в следующих параграфах.

    Договор

    Данный пункт вызывает массу споров среди сотрудников бухгалтерского отдела. Дело в том, что первичная документация в бухгалтерии должна храниться в любом случае, а вот договоры иногда оседают у юристов или даже в отделе кадров. Но есть и другая сторона медали. Ведь именно договор является основанием для совершения сделки, связанной с движениями денежных потоков.

    Данный бланк относится к первичной документации в бухгалтерии. Что такое счет, знает каждый участник бизнес-процесса. Фактически этот документ является основанием для перевода денежных средств за полученные товары или услуги. Если одна из сторон принимает счет, это означает что она негласно соглашается на проведение сделки. Также в нем может содержаться информация относительно достигнутого ранее соглашения. В счете прописываются не только эти данные, но и порядок возврата денежных средств в случае возникновения данной потребности.

    Товарная накладная

    Данная бумага является одним из самых ярких представителей первичной документации в бухгалтерии. Дело в том, что именно в ней указывается полный перечень товаров, отгруженных покупателю. В данном случае речь идет как о готовой продукции, так и о сырье. Составляется товарная накладная в неограниченном количестве экземпляров. Этот момент не имеет четкого регламентирования и на деле основывается лишь на том, сколько сторон нуждаются в данного рода документе. То есть сколько участников сделки, столько и должно быть предоставлено экземпляров. Стоит помнить, что действительными являются только те бланки, на которых стоит подпись ответственного лица. Печать или штамп в данной ситуации не обязательны.

    Акт приема-передачи

    Обработкой первичной документации в бухгалтерии занимаются рядовые сотрудники данного отдела. Чаще всего им в качестве подтверждающего документа приходят акты выполненных работ (услуг). Данная бумага, как понятно из ее названия, составляется после оказания услуг или же выполнения работ. Действительным считается акт приема-передачи, подписанный в двустороннем порядке. Бывают случаи, когда один из контрагентов отказывается визировать документ. В этой ситуации бланк может быть заверен только одной стороной, но при условии, что при его подписании присутствуют наблюдатели. Помимо основной информации, акт приема-передачи может включать в себя данные уточняющего или разъясняющего характера. Как правило, они вносятся в специально сформированную таблицу. Что касается визирования печатью, то оно всегда приветствуется, но если оттиска нет, это не делает бумагу недействительной. Стоит отметить, что при ведении первичной документации в бухгалтерии акт, отражающий движение ОС предприятия, также следует относить к перечню первичных документов.

    Расчетная ведомость

    Данная разновидность первичной документации отражает движение денежных средств между предприятием и его наемными рабочими. Помимо основной суммы оплаты труда, в нее включаются все бонусы и компенсации. Заверителем ведомости в данной ситуации выступает главный бухгалтер вместе с руководителем предприятия. Чтобы документ был действительным и мог вступить в силу, необходимо его визировать печатью. В случае, если это не сделано, бланк можно считать недействительным. Стоит отметить, что в двух представленных выше документах эта печать не является обязательной.

    Кассовые документы

    В этот список входят следующие бланки:

    • приходный ордер,
    • расходный ордер,
    • кассовая книга.

    Данная первичная документация содержит максимально полную информацию относительно движения денежных средств. Кассовые ордера подразделяются на несколько типов. Так, чаще всего в работе бухгалтерии используются КО-1, КО-2 и КО-4. В них отражаются все факты хозяйственной жизни организации. Таким образом, при налоговой проверке к ним инспекторы придирчивы более всего. Помимо этих типов, существуют бланки КО-3 и КО-5. Третий является журналом регистрации кассовых ордеров, а пятый учитывает перемещения наличности на предприятии. Как правило, инспекторы данным видам первичной документации уделяют гораздо меньше внимания. Что касается их хранения и оформления, то данные процессы осуществляются в соответствии с общим порядком.

    Разделение в зависимости от этапа заключения сделки

    Любая сделка подразделяется на три этапа. И каждому из них соответствует конкретная документация.

    Сначала стороны всегда договариваются об условиях проведения сделки. В этот момент они заключают договор и выставляют счета на оплату. После этого одна из сторон осуществляет взнос по требованию. И в подтверждение этого плательщик обязан предоставить подтверждающие бумаги. Если средства были отправлены с расчетного счета, то должна быть предъявлена выписка. В случае, если платеж совершается с использованием наличных денежных средств, подтверждение осуществляется путем предоставления кассовых чеков, бланков строгой отчетности или же квитанций. Заключительным этапом любой сделки является предоставление оплаченных товаров или же услуг. Этот момент должен быть подтвержден актом выполненных работ (услуг) или же товарной накладной, если речь идет о разного рода изделиях.

    Требования к заполнению

    Для правильного ведения документооборота недостаточно просто знать, что такое первичная документация в бухгалтерии. Важно учитывать основные требования к ее заполнению. Прежде всего, у каждого бланка должно быть свое название. Также составитель документа обязан указать дату формирования данной отчетности и наименование предприятия. Под предприятием имеется в виду поставщик, подрядчик или покупатель. Банковские реквизиты, инициалы должностных лиц и наименование операции также выводятся в отдельные графы первичной документации в бухгалтерии. Что такое наименование операции, знают все, вот только стоит помнить, что это значение обязательно должно выражаться в количественной форме. Завершающим моментом составления данного рода бумаг является постановка подписи и печати ответственных лиц.

    Внесение правок

    В работе с большим количеством документов сотрудники зачастую совершают ошибки. Исправлять их необходимо согласно правилам, установленным законодательством. Существует два типа правок:

  • Для строгой отчетности. В случае если в бланк нужно внести небольшую правку, то ответственное лицо обязано тонкой линией перечеркнуть некорректную строчку и правильную запись указать сверху нее. Для подтверждения достоверности внесенной правки на бумаге необходимо написать “Исправленному верить” и заверить бланк подписью и печатью должностного лица. Если же документ нельзя исправить точечно, то ответственное лицо обязано перечеркнуть из угла в угол неправильно составленный бланк тонкой линией красного цвета. Также должна быть прописана отметка “Аннулировано”. После создания верного экземпляра ошибочный запрещается уничтожать.
  • Для нестрогой документации. В данном случае испорченный бланк подвергается уничтожению и создается бумага с корректно указанной информацией.

    Стоит знать, что перечеркивания необходимо делать только очень тонкой линией. Если сотрудник перечеркивает текст таким образом, что тот становится нечитабельным, это является очень грубой ошибкой.

    Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

    Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

    Что такое первичные документы бухгалтерского учета

    Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета — это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

    Читайте также:  Как получить кредит займ под залог недвижимости - советы

    Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

    В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

    Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

    Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

    Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

    1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
    2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
    3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
    4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
    5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
    6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
    7. Кассовые документы, к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

    Классификация

    Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

    Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

    В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

    1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
    2. Исполнительные (оправдательные), в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
    3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

    При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

    Учетные регистры и их классификация

    При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

    Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

    1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
    2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
    3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

    Содержание первичной документации

    У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

    • наименование документа;
    • дата составления;
    • сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
    • суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
    • финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
    • подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

    Правила оформления документов

    Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

    1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
    2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
    3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
    4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

    Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

    Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

    1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
    2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
    3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

    Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

    Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.